ÆraMS

Privacidad, desde el primer trayecto

El acceso actual permite preparar y evaluar el servicio. Antes de incorporar trabajadores reales, cada empresa debe identificar al responsable, documentar las bases jurídicas y facilitar su información específica. No se presupone que un correo facilitado a RR. HH. pueda reutilizarse automáticamente para esta finalidad.

Qué información necesita ÆraMS

Un correo autorizado, nombre visible y pertenencia a una empresa. Para compartir coche: zona aproximada, código postal, centro de trabajo, fechas y horarios, plazas y un punto de encuentro público. De forma opcional, el dispositivo puede aportar un origen cercano que se redondea inmediatamente a dos decimales (una cuadrícula de aproximadamente un kilómetro) para calcular cercanía a la ruta y se guarda solo así. En el servicio ordinario no se solicita el domicilio ni se hace seguimiento GPS. Los mensajes y solicitudes de soporte se registran solo cuando los envías.

Participación voluntaria en CAE TRA040

El programa CAE es independiente y requiere un alta expresa. Para preparar la evidencia exigida por TRA040 se solicitan nombre legal, DNI o NIE, teléfono, domicilio habitual, matrícula y características del vehículo, ruta habitual y posiciones del dispositivo durante los viajes que marques como candidatos. La ubicación solo comienza cuando el participante pulsa “Iniciar evidencia” y termina al confirmarlo. La aplicación registra la versión y fecha de aceptación, las declaraciones requeridas y una cadena criptográfica de eventos. La empresa empleadora no accede a estos datos individuales.

Mientras no estén operativos la verificación documental, el mecanismo común contra duplicidades, el acuerdo CAE y la auditoría independiente, los viajes se califican únicamente como prevalidaciones y no como ahorros certificados. Los datos CAE se cifran con claves separadas y deben conservarse cinco años cuando se incorporen a un expediente CAE verificable. En la fase previa, la baja elimina la información CAE no certificada.

Solicitudes de alta de empresa

Antes de crear un espacio se recogen la razón social, NIF o CIF, tamaño aproximado, persona y correo de contacto, contacto de privacidad y las observaciones que decidas facilitar. Los campos identificativos y de contacto se cifran. Verificar el correo no activa la empresa ni autoriza trabajadores. Las solicitudes no verificadas, caducadas o rechazadas se eliminan a los 30 días; las verificadas en revisión y las aprobadas, a los 180 días, sin perjuicio de la documentación contractual que deba conservarse en un sistema separado y con su propia base jurídica.

Quién puede ver tus datos

La empresa administra las autorizaciones y centros. Los participantes ven los trayectos disponibles de su propia empresa. El punto de encuentro y el chat se limitan al conductor y a las personas con plaza confirmada. Los administradores de empresa no acceden al contenido del chat. El operador técnico puede tener acceso excepcional y restringido para resolver incidencias o cumplir obligaciones; los mensajes están cifrados en almacenamiento, no de extremo a extremo.

El sistema utiliza código postal, zona, centro, horario y, si se facilita, el origen redondeado para ordenar trayectos y descartar combinaciones que excedan el radio del pasajero o el desvío aceptado por el conductor. A los participantes solo se les muestran la distancia calculada y la zona, no las coordenadas ni el código postal completo de otra persona.

Finalidades y bases jurídicas

Las finalidades son verificar el acceso, prestar el servicio de coche compartido, facilitar conversaciones, atender incidencias y mantener la seguridad. La información específica de tu empresa, accesible en el centro de privacidad, debe indicar la base jurídica aplicable a cada finalidad. Marcar una casilla de lectura no crea por sí solo una base jurídica. La participación debe ser voluntaria y no perjudicar a quien no participe.

Conservación y eliminación

Por defecto, los mensajes se eliminan a los 30 días y los trayectos a los 90 días de la salida; el centro de privacidad muestra los plazos configurados por tu empresa. Las sesiones caducan a las 12 horas, los códigos a los 10 minutos y las notificaciones se conservan hasta 30 días. Las copias operativas cifradas tienen una retención de 7 días. Los registros administrativos se conservan hasta 180 días y las incidencias hasta 180 días, salvo que proceda una conservación restringida debidamente justificada. Una restauración debe reaplicar las bajas y las caducidades antes de volver a poner el servicio en línea.

Estadísticas

Los indicadores de uso de una empresa solo se muestran cuando al menos 10 participantes tienen viajes completados. No se publican estadísticas por personas ni filtros por grupos pequeños. Los kilómetros son declarados y no constituyen una medición verificada de emisiones evitadas.

Infraestructura y proveedores

La aplicación, la base de datos y los mensajes se alojan en el VPS del operador. El acceso no utiliza proveedores de mapas, publicidad, analítica comercial ni servicios externos de inteligencia artificial. El envío de códigos pasa por el servidor de correo y el proveedor de correo de cada persona. Antes del uso real, deben documentarse el proveedor de alojamiento, su ubicación, subencargados, contratos y posibles transferencias internacionales. Alojar datos en Europa no garantiza por sí solo el cumplimiento del RGPD.

Cookies

El servidor web y el servidor de correo mantienen además registros técnicos de acceso y entrega. Sus plazos y accesos deben incorporarse a la política del responsable antes de la apertura; no se eliminan mediante la baja del perfil en la aplicación.

Se utiliza una cookie técnica de sesión, HttpOnly, con una duración máxima de 12 horas. No se incorporan cookies publicitarias ni de analítica. La demostración usa información ficticia en memoria y no guarda cambios.

Tus derechos y cómo ejercerlos

Puedes consultar y corregir tu perfil, descargar una copia y solicitar la eliminación desde el centro de privacidad. Para acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad cuando proceda, utiliza el contacto del responsable configurado por tu empresa o registra una solicitud en Ayuda. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

La identificación completa del responsable y un contacto para derechos deben quedar publicados antes del uso real. Durante la preparación, el administrador dispone del apartado Ayuda para registrar solicitudes.